Conseils divers
CONSEILS DIVERS :
... pour un encodage facile, rapide et efficace :
Le plus simple c'est d'utiliser un tableur du genre Excel; il permet quantité d'adaptations par le suite :
regroupements, tris, modifications, introduction dans d'autres programmes (Nimègue).
Prenez la police Arial Narrow, taille 10 : c'est la police la plus compacte ... qui reste lisible.
N'utilisez qu'une seule ligne pour un acte et ne mettez qu'une seule donnée par colonne,
cela permettra des regroupements ultérieurs 'à la carte'.
Encodez tous les renseignements du document, tels qu'ils sont sur la feuille
et ce dans l'ordre où ils sont écrits, cela vous facilitera le travail et sera nettement plus rapide.
Négligez la casse, encodez tout en minuscule, sans souci. La mise en forme se fera à la fin du travail.
Prenez la bonne habitude de ne jamais utiliser de tiret - , ni de virgule dans les prénoms.
De même, dans le reste du texte aussi, n'utilisez jamais de point-virgule ; qui empêcherait tris et conversions de données.
Prenez aussi l'habitude d'encoder les dates en format texte, soit directement jj/mm/aaa, soit en 3 colonnes : jj ! mm ! aaaa
Les dates inconnues ou illisibles sont remplacées par des ?? (ou ????).
Utilisez des raccourcis pour les noms longs ou répétitifs, mais avec prudence :
pas d'abréviation ni d'ensemble de lettres qui pourraient se retrouver dans un mot.
Exemples :
jhe Josèphe,
jh Joseph,
jj Jean Joseph,
jf Jean-François,
mt Marie-Thérèse,
mj Marie Joseph,
mc Marie- Catherine,
mf Marie-Françoise,
gbx Gembloux,
glz Grand-Leez,
lz Lonzée, ...
jcq Jacques,
lbt Lambert,
fj François Joseph,
ddn Dieudonné,
ddne Dieudonnée,
mje Marie Joséphe,
gml Grand-Manil,
bth Bothey,
svn Sauvenière, ...
Si un doute apparaît ou subsiste à la lecture, mettez la cellule en jaune clair;
vous la repérerez plus facilement par la suite, notamment lors de l'encodage des actes pour vérification.
Et le plus important : usez et abusez des enregistrements de vos données :
toutes les 5 minutes au maximum
plus une copie (BU) toutes les heures
et une copie sur un support séparé chaque jour.